Skapa ditt första anbud – inte så svårt som du tror

Många små och medelstora företag avstår från offentliga affärer i tron att stora aktörer alltid vinner. Datat säger annat: av de tilldelningar i Tilldelats databas där antal anbud är känt avgjordes cirka 60 procent med högst tre anbud. I många kategorier är medianen två eller tre anbudsgivare – ibland lämnas bara ett enda anbud. Den som är på plats när annonsen kommer har alltså en realistisk chans, även utan anbudsavdelning.

1. Hitta annonsen. Alla annonspliktiga upphandlingar publiceras i registrerade annonsdatabaser – eller bevaka din bransch kostnadsfritt på Tilldelat, så kommer nästa chans till dig. 2. Läs upphandlingsdokumenten. Där står exakt vilka krav som gäller och hur anbudet utvärderas. 3. Skilj på ska-krav och utvärderingskriterier. Ska-krav måste uppfyllas – brister där gör att anbudet förkastas. 4. Fyll i intyg och formulär, ofta ett ESPD som visar att företaget sköter skatter och avgifter. 5. Lämna in i tid – vid öppet förfarande över tröskelvärdet är anbudstiden minst 30 dagar, så du hinner mer än du tror. Efter utvärderingen får alla anbudsgivare ett tilldelningsbeslut.

De flesta förstagångsanbud som förkastas faller på formalia, inte på pris eller kvalitet: ett ska-krav som inte besvarats, en bilaga som saknas, eller inlämning efter deadline. Läs därför dokumenten två gånger, svara på precis det som efterfrågas (inte mer, inte mindre) och lämna in i god tid. Ställ frågor till köparen under anbudstiden – det är tillåtet, gratis och ofta avgörande. Och räkna med att förlora någon gång: även etablerade leverantörer vinner långt ifrån alla sina anbud, och varje genomfört anbud gör nästa billigare att skriva.

Det svåraste för en förstagångsanbudsgivare är inte anbudet – det är att få syn på rätt upphandling i tid. Skapa en kostnadsfri bevakning på din bransch och ditt län, så får du ett mejl när något dyker upp, med en förklaring av varför just den träffen matchar. En djupare genomgång av själva skrivandet finns i guiden Skriva anbud i offentlig upphandling, och ekonomin – varför offentliga kontrakt är lönsamma och hur du kalkylerar – i guiden Så gör du offentliga kontrakt lönsamma.

Kostar det något att lämna anbud?

Nej, det tas inte ut någon avgift för att hämta upphandlingsdokument eller lämna anbud i annonserade offentliga upphandlingar. Din insats är arbetstiden det tar att skriva anbudet.

Måste företaget ha en viss storlek eller omsättning?

Bara om upphandlingsdokumenten ställer ett sådant krav, och kraven ska stå i proportion till kontraktet. Många upphandlingar inom hantverk och tjänster vinns av små företag – kontrollera kvalificeringskraven i varje enskild annons i stället för att anta att de utesluter dig.

Vad händer om jag förlorar?

Du får ett tilldelningsbeslut som visar vem som vann och varför. Det är värdefull marknadsinformation: du ser vinnarens namn och ofta priset, och kan kalibrera nästa anbud. Att begära ut det vinnande anbudet är också möjligt eftersom handlingarna som huvudregel blir offentliga efter tilldelningen.