Skriva anbud i offentlig upphandling – steg för steg

1. Läs upphandlingsdokumentet innan du bestämmer dig

Varje upphandling publiceras med ett upphandlingsdokument, ibland kallat förfrågningsunderlag. Det innehåller allt som styr upphandlingen: vad som ska levereras, hur länge, vilka krav som ställs på leverantören och hur anbuden utvärderas. Läs det noga innan du investerar tid i ett anbud.

Lägg särskilt märke till: kontraktslängd och optioner (löper ramavtal längre än ni kan binda kapacitet?), geografisk omfattning, och om upphandlingen är delad i separata delar där ni bara söker en. Pågående upphandlingar att öva på finns bland Tilldelats pågående upphandlingar.

2. Skilj på kvalificeringskrav och tilldelningskriterier

Upphandlingsdokumentet skiljer på kvalificeringskrav och tilldelningskriterier. Det är viktigt att förstå skillnaden:

• Kvalificeringskrav är lägstanivåer som alla anbudsgivare måste uppfylla för att ens vara med i tävlingen: rätt ekonomisk stabilitet, relevant erfarenhet, certifikat eller tillstånd. Uppfylls inte ett enda krav förkastas anbudet direkt.
• Tilldelningskriterier är vad köparen värderar bland de kvalificerade anbuden: pris, kvalitet, kompetens, hållbarhet. Här avgörs vem som vinner.

Titta på hur tilldelningsbeslut från liknande upphandlingar ser ut. De visar ofta hur anbuden poängsattes och ger en bild av hur hård konkurrensen var.

3. ESPD – egenförsäkran om lämplighet

I upphandlingar som följer upphandlingsförfarandena för direktivstyrda kontrakt används ett standardiserat formulär kallat ESPD (European Single Procurement Document). Det är en egenförsäkran där ni intygar att ni uppfyller kvalificeringskraven. Bevis lämnas vanligtvis bara av vinnaren.

ESPD fylls i i ett webbaserat verktyg eller direkt i upphandlingssystemet. Gå igenom varje del noggrant:

• Del II – information om anbudsgivaren (namn, organisationsnummer, kontaktperson).
• Del III – uteslutningsgrunder (skattskulder, brott med mera). Har ni något att redovisa, gör det öppet och förklara åtgärder.
• Del IV – uppfyllande av kvalificeringskrav (omsättning, teknisk kapacitet, certifikat).
• Del VI – underskrift. Glöm inte att signera i systemet.

Har ni inte ESPD som separat fil utan allt sker i upphandlingssystemet gäller samma logik, och systemet leder er igenom delarna en i taget.

4. Bygg anbudet kring tilldelningskriterierna

Upphandlingsdokumentet anger exakt vilka kriterier köparen utvärderar och hur de viktas. Skriv era svar direkt mot dessa kriterier, inte som en allmän beskrivning av företaget. Om 40 % av poängen går till “beskrivning av leveransmetod”, ska det vara ert mest genomarbetade svar.

Konkreta tips:

• Citera kriteriets exakta formulering i svaret så att utvärderaren ser kopplingen.
• Stöd påståenden med mätbara exempel: projekt, volymer, tidsåtgång, kundnamn (om tillåtet).
• Håll er till de efterfrågade bilagorna och lägg inte med material som ingen bett om. Det kan störa utvärderingen.
• Prissättning: räkna på full kontraktslängd inklusive optioner, inte bara basåret.

5. Vanliga formalfel som diskvalificerar anbudet

När förstagångsanbudsgivare får sina anbud förkastade beror det sällan på innehållet utan på formsaker. Kontrollera alltid:

• Obligatoriska bilagor saknas.Varje bilaga i dokumentet med “ska” eller “obligatorisk” måste följa med. Gå igenom bilagelistan en gång till.
• Fel filformat. Upphandlingssystemet kan kräva PDF, Word eller ett eget format. Kontrollera kravet per bilaga.
• Reservationer mot kontraktsvillkoren.Skriver ni in en reservation (“vi accepterar klausul X under förutsättning att...”) behandlas det som ett nytt anbud som avviker från upphandlingen och förkastas.
• Inte signerat. Rätt person måste signera, ofta firmatecknare eller någon med fullmakt. Kolla vem systemet kräver.
• Inlämnat för sent. Systemet stänger exakt vid anbudstidens utgång. En minut för sent är för sent.

6. Skicka in i upphandlingssystemet

Nästan alla svenska offentliga upphandlingar hanteras i ett upphandlingssystem (Visma Tendsign, e-Avrop, Mercell med flera). Registrera er i rätt system i god tid. Att få kontot på plats kan ta några dagar och kräver organisationsnummer och e-postadress till behörig person.

Lämna anbudet minst ett par timmar före deadline. Då hinner ni ladda upp bilagor, kontrollera att allt är mottaget och rätta eventuella fel. Spara kvittensen på att anbudet är inlämnat; systemet genererar ofta ett ärendenummer eller ett e-postkvitto.

Har ni frågor om upphandlingsdokumentet under anbudstiden: ställ dem skriftligen via systemets fråga-svar-funktion. Köparen måste svara offentligt så att alla anbudsgivare får samma information. Ring inte, eftersom muntliga svar inte är bindande.

7. Efter beslutet: tilldelning, avtalsspärr och överprövning

När upphandlingen är utvärderad fattar köparen ett tilldelningsbeslut och meddelar alla anbudsgivare. Beslutet förklarar vem som vann och varför, med poäng eller jämförande motivering.

Innan kontrakt kan skrivas löper en avtalsspärr, en obligatorisk vänteperiod då förlorande leverantörer kan ansöka om överprövning hos förvaltningsrätten. Anser ni att upphandlingen gick fel till, till exempel att krav var oproportionerliga eller att anbud behandlades olika, kan ni begära att domstolen prövar det.

Vann ni inte? Be alltid köparen om återkoppling på anbudet. Köparen är inte skyldig att ge mer än vad tilldelningsbeslutet innehåller, men många svarar ändå och det är den snabbaste vägen till ett bättre nästa anbud.

Vanliga frågor