Så gör du offentliga kontrakt lönsamma

1. Myten: ”det går inte att tjäna pengar på offentliga jobb”

Ryktet kommer förstås någonstans ifrån. Alla känner någon som pressats i botten på pris eller lagt anbudstimmar som aldrig betalade sig, och sådana historier vandrar genom branschen tills slutsatsen blir att marknaden är dålig. Siffrorna säger något annat: nästan sju av tio småföretag deltar aldrig i offentlig upphandling, men av dem som deltar uppger tre av tio att de ofta vinner.

Företag som förlorar pengar på offentliga kontrakt har oftast räknat på fel upphandling, satt fel pris eller blivit förkastade på formalia. Alla tre misstagen går att undvika, och det är vad resten av guiden handlar om. Skälen företagare själva anger för att avstå, till exempel att kraven inte känns relevanta eller att kontrakten är för stora, handlar i grunden om urval. De löses genom att välja rätt upphandlingar att räkna på, inte genom att lämna marknaden.

2. Vad ett offentligt kontrakt faktiskt är värt

Priset på fakturan är bara en del av kalkylen. Det här är lönsamhetsargumenten som sällan når fram till företagare som bara jobbat privat:

• Betalningen är garanterad. Offentliga köpare måste betala inom 30 dagar. Gränsen är tvingande enligt räntelagen och kan inte avtalas bort, så du slipper både kreditrisk och jakten på förfallna fakturor. Jämför med privata kedjor där långa betalningstider och konkursrisk äter verklig marginal.
• Volym och grundbeläggning. Ramavtal löper ofta två till fyra år, ibland med förlängningsoptioner. Det är baslast som jämnar ut säsonger och gör att du kan planera bemanning. Räknat per säljtimme är det betydligt mer värt än att jaga småjobb.
• Konjunkturoberoende. Kommuner besiktigar, städar och underhåller även i lågkonjunktur. Offentliga intäkter går ofta mot konjunkturen, medan privat efterfrågan följer den.
• Låg marknadsföringskostnad. När bevakning och anbudsmall är på plats är anskaffningskostnaden per kontrakt timmarna i anbudet, en kostnad som går att räkna på och förbättra, till skillnad från en annonsbudget.
• Referensvärde. Ett offentligt kontrakt är en kvalitetsstämpel som väger tungt även i privata affärer.

3. Konkurrensen är mindre än du tror

I genomsnitt kom det in 4,8 anbud per upphandling 2022, men snittet döljer stora skillnader. Av tilldelningarna i Tilldelats databas där antal anbud är känt avgjordes cirka 60 procent med högst tre anbud, och drygt var femte med ett enda anbud. En ensam anbudsgivare sätter i praktiken sitt eget pris.

Träffsäkerheten är också högre än de flesta tror: 42 procent av alla inlämnade anbud ledde till avtal 2022. Räknat som utfall per nedlagd säljtimme slår det de flesta former av privat prospektering. Det är inte heller de stora bolagen som tar allt: små och medelstora företag stod för 74 procent av alla kontrakterade anbud. Vill du se hur det ser ut i just din bransch: sök på tilldelningar inom din CPV-kod och ditt län och räkna själv.

4. Kalkylera för marginal, inte för att vinna

Lönsamheten avgörs innan anbudet skickas in, i valet av upphandling och i kalkylen. Det mest lönsamma anbudet är ofta det du aldrig skriver.

• Välj bort tidigt. Ställ tre snabba frågor innan du öppnar kalkylarket: passar volymen vår kapacitet, klarar vi kraven utan nyinvestering och kan vi vinna på utvärderingsmodellen med vår kostnadsposition? Är svaret nej på någon av dem går du vidare till nästa. Känns kontraktet för stort kan du leta efter delkontrakt, alltså skrivningen att anbud får lämnas på del av uppdraget.
• Räkna på hela kontraktet. Restid, etablering, administration, rapporteringskrav, vitesrisker och försäkringar ska in i kalkylen, inte bara timmar gånger timpris.
• Indexering. Ett flerårigt avtal utan indexklausul betyder att inflationen äter marginalen år för år. Kontrollera om avtalet indexeras (till exempel mot arbetskostnadsindex eller entreprenadindex). Saknas klausulen får du prisa in risken.
• Optioner och ÄTA. Baspriset vinner kontraktet, men förlängningsoptioner och ÄTA (ändrings- och tilläggsarbeten) bär ofta marginalen. Det förutsätter ordning: allt skriftligt och i förväg, annars blir ÄTA en konflikt i stället för en intäkt.
• Köp aldrig ett kontrakt. Prisutvärdering med hårda krav kan vara lönsam om din kostnadsposition passar, men gör den inte det är det bättre att avstå. Att ta ett kontrakt med förlust för att ”komma in” blir sällan den investering man hoppats på.

5. Offentlighetsprincipen: övertaget nästan ingen använder

Det största informationsövertaget på den här marknaden ligger öppet, och få anbudsgivare hämtar ut det. Fram till tilldelningsbeslutet råder absolut sekretess kring anbuden, men därefter blir det vinnande anbudet och utvärderingsprotokollet som huvudregel allmänna handlingar. Du kan begära ut dem och se exakt vad vinnaren offererade, hur anbuden poängsattes och vilken prisnivå som vinner i din bransch och din region. Myndigheten gör en sekretessprövning och kan maska till exempel enhetspriser om ett utlämnande konkret skulle skada leverantören, men helheten är oftast läsbar.

Sådan marknadsinformation går inte att få i privata affärer. Ett förlorat anbud är betald utbildning, men bara om du begär ut underlaget och läser det. Gör det till rutin efter varje förlorad upphandling. Vem som vinner vad, och till vilket värde, syns dessutom i efterannonserna. Det är den informationen Tilldelat samlar och visar öppet.

6. Den vanligaste förlusten är självförvållad

Det vanligaste sättet att förlora är inte att bli utkonkurrerad på pris utan att förkastas på formalia. Ett ska-krav som inte besvarats, en bilaga som saknas, ett ESPD som inte signerats: anbudet åker ut oavsett hur bra innehållet är, och timmarna är borta. Nästan hälften av småföretagen upplever att det blivit krångligare att delta. Friktionen är verklig, men den är precis den sortens problem en checklista löser.

• Gör en checklista över samtliga krav från alla dokument innan du börjar skriva, eftersom kraven sällan står samlade på ett ställe.
• Svara i upphandlingens struktur och språk, inte med generiskt säljmaterial. Koppla varje svar till utvärderingskriterierna.
• Använd frågor-och-svar-funktionen under anbudstiden i stället för att gissa vid otydliga krav. Svaren är offentliga och bindande.
• Lämna in med buffert. Systemstrul dagen före deadline är en klassiker, och en minut för sent är för sent.

En genomgång av hela inlämningskedjan steg för steg finns i guiden Skriva anbud i offentlig upphandling.

7. Efter kontraktet: där den långsiktiga lönsamheten byggs

Det första kontraktet är dyrast, eftersom du betalar för inlärningen. Marginalen växer i omtag och förlängningar, och där avgör leveransen. Bara drygt var femte småföretagare uppger att offentliga avtal alltid följs upp av köparen: den leverantör som själv mäter, dokumenterar och rapporterar sin leverans sticker ut, bygger referensstyrka och står först i kön när avtalet ska göras om.

Tänk i avtalscykler. Varje offentligt kontrakt löper ut, och behovet upphandlas då i regel på nytt. Den som vet när avtalen i det egna området går ut kan förbereda sitt anbud i lugn och ro, medan konkurrenterna upptäcker annonsen med tre veckors varsel. Tilldelat listar avtal som löper ut per år, bransch och län.

8. Kom igång

1. Skaffa en kostnadsfri bevakning på din bransch och ditt län så att nästa chans kommer till dig.
2. Läs Skapa ditt första anbud. Processen är formell men inte svår.
3. Välj en lagom stor upphandling som passar din kapacitet, inte tre samtidigt.
4. Kalkylera med checklistan i avsnitt 4 och våga säga nej.
5. Begär ut det vinnande anbudet i en nyligen avgjord upphandling nära dig och se prisnivån innan du skriver ditt eget.

Vanliga frågor