Matrix42 ITSM-järjestelmän lisenssit ja käyttöoikeudet

Helsingin kaupungin palvelukeskusliikelaitos (myöhemmin "Palvelukeskus Helsinki" tai "tilaaja") hankkii Matrix42 (ent. Efecte) ITSM-järjestelmän lisenssejä ja käyttöoikeuksia. Hankinnan kohteena olevat lisenssit ja käyttöoikeudet on määritetty liitteessä 1 Hintaliite, jolle tarjoajan on annettava hinnat. Matrix42 (ent. Efecte) ITSM-järjestelmää (myöhemmin "järjestelmä") käyttää noin 350 Helsingin kaupungin työntekijää. Järjestelmää on kehitetty usean vuoden ajan tilaajan tarpeisiin ja sen yhteyteen on rakennettu tiedonsiirtoja toisiin järjestelmiin. Järjestelmään on rakennettu useita Helsingin kaupungin palveluiden kannalta tärkeässä roolissa olevia sähköisiä asiointikanavia, joita käyttävät Helsingin kaupungin eri toimialojen ja liikelaitosten työntekijät sekä kaupunkilaiset. Järjestelmässä käsiteltävien palvelupyyntöjen ja tikettien määrä on tällä hetkellä noin 25000 kpl/vuosi ja määrän arvioidaan olevan kasvussa. Palvelukeskus Helsinki on markkinakartoituksensa aikana selvittänyt erilaisia vaihtoehtoja ITSM-järjestelmän ja järjestelmään perustuvien asiointikanavien tulevaisuudelle vuosien 2024-2025 aikana ja todennut, että kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta nykytoteutusta vastaavaa palvelunhallinnan toteutusta ei pystytä toteuttamaan eikä vastaavia toiminnallisuuksia pystytä saavuttamaan kustannusten kannalta tehokkaasti muita ratkaisuja käyttämällä. Ohjelmistokehityksen tuloksena palveluiden ja palvelunhallinnan arkkitehtuuri on rakennettu siten, että Matrix42 (ent. Efecte) ITSM-järjestelmä on sen keskeinen, sisäänrakennettu osa. Palveluiden kriittisyyden ja niiden jatkuvuuden vuoksi on tarve jatkaa nykyisen ITSM-järjestelmän käyttöä myös tulevina vuosina. Hankinnan kohteena olevat lisenssit ja käyttöoikeudet mahdollistavat nykyisen palvelunhallinnan arkkitehtuurin asiointikanavineen ylläpidettäviksi jatkossa. Tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt määrät ovat arvioituja määriä neljälle (4) vuodelle ja toimivat ainoastaan tarjouksen tekemisen tukena. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tilausmääriin. Lisenssit ja käyttöoikeudet tilataan sopimuskaudella tilaajan tarpeen mukaisesti.