Tuusulan kunnan tila- ja vuokrahallintajärjestelmä

Hankinnan kohteena on kiinteistöjen tietojen hallintaan, dokumentointiin ja raportointiin tarkoitettu tila- ja vuokrahallintajärjestelmä, joka toimii kokonaan pilvipalveluna. Järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS) tarkoittaa Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän ja sen käyttöoikeuksien toimittamisen ohjelmistopalveluna, jossa toimittaja vastaa järjestelmän edellyttämistä konesali- ja kapasiteettipalveluista. Tavoitteena on löytää valmis ratkaisu, joka soveltuu Tuusulan kunnan olemassa olevaan tietotekniseen ympäristöön mahdollisimman yksinkertaisesti. Hankintayksikkö korostaa, että tavoitteena ei ole aloittaa järjestelmäkehitystyötä alusta alkaen palveluntuottajan kanssa, vaan löytää valmis ratkaisu avaimet käteen -toteutuksella. Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän käyttöönotto tarkoittaa valmistuotteeseen perustuvan Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän kiinteähintaista käyttöönottoa Tuusulan kunnassa tämän hankinnan vaatimusten mukaisessa laajuudessa. Käyttöönottoa voi edeltää valmistuotteen sovittaminen tai kehittäminen Tuusulan kunnan tarpeita vastaavaksi. Tavoitteena on saada sopimus voimaan 1.1.2026. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Pääsopimuksen irtisanomisaika on asiakkaalle kuusi (6) kuukautta ja toimittajalle kaksitoista (12) kuukautta. Hankittava kokonaisuus koostuu vähintään seuraavista osa-alueista: Kiinteistörekisteri, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet - rakennusten arvot (arvojen päivitystoiminto) - karttatoiminnallisuus, jossa rakennukset merkitty dynaamiselle karttapohjalle - muokattavat tietokentät ja hierarkiat Tilahallinta, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet - Graafinen tilahallinta, jossa dynaamiset pohjakuvat - Henkilöiden/henkilöryhmien sijoitus tiloihin eri värein näytettynä - Aikaan sidotut tiedot - Tasot eri käyttöjä varten, esimerkiksi siivousalueet Vuokrauksen hallinta, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet - Sisäisten vuokrien laskenta, joka edellyttää toteutuneiden kustannusten tuontia talouden järjestelmästä integraation avulla (nykyinen käytössä oleva järjestelmä on Visma Intime) - Sisäisten vuokrien vienti talouden järjestelmään - Ulkoisten vuokrasopimusten perustaminen järjestelmään - Sisään vuokrattujen tilojen sopimusten hallinta - Vuokran tarkistusten laskenta automaattisesti - Vuokrasopimuksen päättymiseen liittyvät tehtävät - Laskutustietojen siirto taloushallinnon järjestelmään